Un cabinet vit de dossiers qui n’appartiennent pas à ceux qui les manipulent. La confidentialité n’y est pas une préférence technique : c’est une obligation professionnelle.
Les contraintes du secteur
Le secret professionnel structure tout. Il impose de savoir où sont les dossiers, qui y accède, et ce qui se passe si un poste est perdu ou volé.
Les volumes sont modestes mais la valeur est élevée. Perdre trois ans de dossiers ne se répare pas, quelle que soit la taille du cabinet.
Les effectifs sont réduits, souvent sans personne dédiée à l’informatique, ce qui appelle des solutions qui fonctionnent sans surveillance quotidienne.
L’infrastructure typique
Quelques postes, un NAS ou un serveur pour les dossiers, un logiciel métier parfois hébergé chez un éditeur, une imprimante multifonction avec numérisation, une sauvegarde, et un accès distant pour travailler hors du cabinet.
Les risques opérationnels
Le premier est le dossier stocké localement sur un poste portable, sans chiffrement ni copie. Un vol devient alors une fuite.
Le deuxième est la numérisation qui dépose les documents dans un dossier partagé accessible à tout le monde, y compris au personnel qui n’a pas à les voir.
Le troisième est l’accès distant ouvert sans authentification sérieuse, mis en place pour travailler le soir et jamais revu.
Un exemple de méthode
Nous centralisons d’abord les dossiers à un seul endroit, avec des droits par personne ou par fonction, et nous vérifions où atterrissent les numérisations.
Nous mettons en place une sauvegarde avec une copie hors ligne, puis nous la testons par une restauration réelle. L’accès distant, s’il est nécessaire, passe par un VPN avec des comptes nominatifs. Le chiffrement des postes portables est proposé quand des dossiers y résident.