Un cabinet vit de dossiers qui n’appartiennent pas à ceux qui les manipulent. La confidentialité n’y est pas une préférence technique : c’est une obligation professionnelle.
Les contraintes du secteur
Le secret professionnel structure tout. Il impose de savoir où sont les dossiers, qui y accède, et ce qui se passe si un poste est perdu ou volé.
Les volumes sont modestes mais la valeur est élevée. Perdre trois ans de dossiers ne se répare pas, quelle que soit la taille du cabinet.
Les effectifs sont réduits, souvent sans personne dédiée à l’informatique, ce qui appelle des solutions qui fonctionnent sans surveillance quotidienne.
L’infrastructure typique
Quelques postes, un NAS ou un serveur pour les dossiers, un logiciel métier parfois hébergé chez un éditeur, une imprimante multifonction avec numérisation, une sauvegarde, et un accès distant pour travailler hors du cabinet.
Les risques opérationnels
Le premier est le dossier stocké localement sur un poste portable, sans chiffrement ni copie. Un vol devient alors une fuite.
Le deuxième est la numérisation qui dépose les documents dans un dossier partagé accessible à tout le monde, y compris au personnel qui n’a pas à les voir.
Le troisième est l’accès distant ouvert sans authentification sérieuse, mis en place pour travailler le soir et jamais revu.
Un exemple de méthode
Nous centralisons d’abord les dossiers à un seul endroit, avec des droits par personne ou par fonction, et nous vérifions où atterrissent les numérisations.
Nous mettons en place une sauvegarde avec une copie hors ligne, puis nous la testons par une restauration réelle. L’accès distant, s’il est nécessaire, passe par un VPN avec des comptes nominatifs. Le chiffrement des postes portables est proposé quand des dossiers y résident.
Le poste portable qui sort du cabinet
C’est le point faible le plus fréquent chez les professions libérales, et le plus lourd de conséquences.
Un portable qui contient des dossiers et qui circule entre le cabinet, le domicile et les rendez-vous transforme un vol ordinaire en fuite de données couvertes par le secret professionnel. Sans chiffrement du disque, l’accès aux fichiers ne demande aucune compétence particulière : il suffit de démarrer la machine sur un autre système.
Le chiffrement du disque est inclus dans les systèmes professionnels actuels. Il s’active en une opération, ne ralentit pas l’usage courant, et rend le contenu illisible sans la clé. Nous l’activons systématiquement sur les postes qui sortent, et nous mettons la clé de récupération en lieu sûr, faute de quoi une panne matérielle devient une perte définitive.
Où atterrissent les numérisations
Le scanner du multifonction dépose les documents quelque part. Dans beaucoup de cabinets, ce quelque part est un dossier partagé accessible à tout le monde, secrétariat compris.
Nous vérifions ce chemin, parce qu’il est configuré une fois à l’installation puis oublié. La correction consiste à diriger les numérisations vers un dossier dont les droits correspondent à la confidentialité des pièces, ou vers la messagerie de la personne qui a lancé le scan.
Une sauvegarde qu’on a vraiment testée
Le volume de données d’un cabinet est modeste, sa valeur est élevée. Perdre trois ans de dossiers ne se répare pas.
Nous mettons en place une sauvegarde avec une copie hors ligne, et nous réalisons une restauration de test. Ce test prend une heure et répond à la seule question qui compte : est-ce que les fichiers reviennent, lisibles, dans leur arborescence ?
Nous documentons aussi la procédure de restauration. En cas d’incident, la personne qui doit agir n’est pas forcément celle qui a assisté à l’installation.